6 tips voor een optimale vakantieplanning

De zomerperiode komt er weer aan en dat betekent dat veel medewerkers op vakantie gaan. Het goed bijhouden van de verschillende vakanties een lastige klus zijn. Vooral in de zomermaanden neemt de hoeveelheid vrije dagen toe en kan het zomaar gebeuren dat je te maken krijgt met onderbezetting. Hoe zorg je ervoor dat je een optimale bezetting hebt en iedereen toch met vakantie kan gaan? Het bijhouden van een vakantieplanner geeft je inzicht. Maar hoe pak je dit aan?

Wat is een vakantieplanning?

De vakantieplanning is een overzichtelijk document waarin wordt vastgelegd welke medewerkers wanneer met vakantie zijn en dus niet beschikbaar zijn. Dit document biedt een gedetailleerd inzicht in de vakanties en vrije dagen van elke medewerker. Met een doordachte vakantieplanning worden onderbezetting, verstoringen in bedrijfsprocessen en conflicten tussen medewerkers voorkomen. 

Hoeveel weken moet ik mijn medewerkers geven?

Volgens de wet hebben jouw medewerkers jaarlijks recht op een minimum aantal vakantiedagen. In de wet is geen maximale duur voor de vakantie vaststelt, maar het is wel bepaald dat medewerkers recht hebben op minimaal twee aaneengesloten weken vakantie.

Hoe maak ik een vakantieplanning?

Het opstellen van een effectieve vakantieplanning vereist een gestructureerde aanpak en communicatie tussen de medewerkers en het management. Nu de basisprincipes zijn uitgelegd kun je aan de slag met de planning. We geven je 6 onmisbare tips: 

1. Deadline voor verlof aanvragen 

Maak duidelijke afspraken over wanneer jouw medewerkers schriftelijk hun verlof moeten indienen. Hoe ruimer van te voren dit gebeurt, hoe beter het voor jou is in te schatten is of er capaciteitsproblemen is. Vooral medewerkers met kinderen weten dit hoogstwaarschijnlijk al omdat zij afhankelijk zijn van schoolvakanties. Als werkgever heb je de mogelijkheid om tot twee weken aan de aanvraag bezwaar te maken.  

2. Bepaal hoeveel medewerkers je minimaal nodig hebt 

Maak een basisrooster en leg hierin vast hoeveel medewerkers je minimaal nodig hebt in een bepaalde periode. Is er bijvoorbeeld sprake is van een hoogseizoen. En nemen de werkzaamheden dan af of juist toe? Alleen al door te kijken naar het verleden krijgt je hier een goed beeld van.  

3.Kies voor één overzicht 

Per medewerker een vakantieplanning bijhouden klinkt als een goed idee, maar de praktijk wijst uit dat dit niet zo is. Dit betekent namelijk meer planningen die je bij moet houden. Uiteindelijk zult je toch één overzicht nodig hebben om goed te kunnen overzien of er sprake is van onder- of overbezetting. Daarom adviseren wij om jouw vakantieplanning te beperken tot één (digitaal) overzicht. Er zijn meerdere softwaretools hiervoor beschikbaar, denk aan: Bedrijfsrooster, Shiftbase of Gripp. 

4.Vakantie aanvragen invullen 

Zodra je van iedereen de vakantieaanvragen binnen hebt is het tijd om de basisrooster in te vullen. Als je alles in één overzicht invult, zie je in één oogopslag waar eventuele knelpunten zitten. Kijk ook of je genoeg werk hebt als er sprake is van overbezetting. 

5. Oplossingen voor onderbezettingen 

Zodra je ziet dat er onderbezetting is, doe je er verstandig aan om eerst te kijken of jouw medewerkers er als collega’s onder elkaar uit komen. Als dit niet het geval is dan kun je ervoor kiezen om vakantieaanvragen af te keuren. Hier heb je tot twee weken na de aanvraag recht op. Houd hierbij rekening met de cao en het feit dat er wel sprake moet zijn van grote problemen als desbetreffende medewerker op vakantie gaat. 
 
Het is ook een aanrader om, als je de aanvraag van een medewerker moet weigeren, te kijken of je voor het jaar daarop iets kan regelen, zoals voorrang op het kiezen van een vakantieperiode. 
 
Ga ook bij je parttimers na of zij misschien wat extra uurtjes willen werken. Zo vang je een groot deel van je onderbezetting op.  

6. Verspreid de vakantieplanner 

Deel de vakantieplanner digitaal of hang hem op een centrale plek op zodat het voor iedereen inzichtelijk is. Altijd handig om van collega’s onderling te weten wanneer ze ingeroosterd zijn, wie niet voor vervanging beschikbaar is bij ziekte of wie niet aanwezig is bij belangrijke afspraken en vergaderingen. 

Wanneer je te maken hebt met een vakantieplanning, heb je ook al snel te maken met vakantiegeld. Wat is vakantiegeld en hoe bereken je dit? Je lees het allemaal in het artikel hieronder.