Wetten en regels
Hoe waarschuw je op een juridisch verantwoorde manier en start je een verbetertraject?
Als ondernemer of werkgever kom je soms in situaties waarin het functioneren van een medewerker om verbetering vraagt. Maar hoe pak je dit op een juridisch verantwoorde manier aan? En hoe zet je een verbetertraject op dat zowel de medewerker als jouw organisatie vooruithelpt?
In ons recente webinar hebben we dit onderwerp uitgebreid besproken. Berrie van Gils, Commercial Director bij Persoonality, ging in gesprek met Anne van Kerkhof, bedrijfsjurist bij Timing en Persoonality. Samen hebben ze waardevolle inzichten gedeeld over hoe je op een juiste manier een formele waarschuwing geeft en een verbetertraject opstart dat echt effect heeft. Bekijk het webinar terug via onderstaande link en ontdek de belangrijkste vragen die tijdens het webinar zijn gesteld.
Veelgestelde vragen over het geven van formele waarschuwingen en het starten van verbetertrajecten:
Dient een formele waarschuwing altijd voor akkoord getekend te worden door de medewerker? En wat, als hij niet wil tekenen, of alleen voor ontvangst?
Een formele waarschuwing hoeft niet door een medewerker (voor akkoord) getekend te worden. Een waarschuwing mag eenzijdig door een werkgever worden opgelegd. Wel moet de werkgever dus kunnen aantonen dat die opgelegd is, juist door het dus schriftelijk te doen. Eventueel zou je een medewerker kunnen vragen ‘voor gezien’ te tekenen, maar dat is ook geen vereiste.
Wat moet ik doen als mijn medewerker de waarschuwing negeert?
Als iemand de waarschuwing negeert en bijvoorbeeld opnieuw te laat komt, dan kun je de maatregelen nemen die je in de eerste waarschuwing hebt aangekondigd. Dit betekent dat je een tweede waarschuwing kunt geven of zelfs kunt overgaan tot schorsing. Het is belangrijk om dit consistent te doen, zodat de medewerker begrijpt dat er consequenties zijn voor zijn of haar gedrag. Zorg ervoor dat je de situatie goed documenteert en het gesprek aangaat om de redenen voor het aanhoudende probleem te begrijpen.
Sommige cao's bepalen dat bij een schorsing loon is verschuldigd. Wat voor vervolgstappen kan ik in zo'n geval ondernemen? De "kracht" van de schorsing is dan toch eigenlijk weg?
Als de cao dat voorschrijft, moet die route inderdaad aangehouden worden. De kracht van de schorsing is dan niet weg, juist omdat de cao dit dus bepaalt. In dit geval is het advies om expliciet te verwijzen naar de cao, in de schorsing. Bij een cao zijn zowel medewerkers- als werkgeversorganisaties betrokken geweest, waardoor het sanctiebeleid uit de cao dus ook door de medewerkerskant gedragen wordt. Dit geeft de schorsing juist een grote betekenis.
Moet ik echt alles vastleggen tijdens een verbetertraject, verstoort dat dan niet het proces?
Ja, het is belangrijk om tijdens een verbetertraject alles goed vast te leggen, ook al lijkt het in eerste instantie misschien het proces te verstoren. De basis hiervoor is communicatie. Leg uit aan de medewerker waarom het vastleggen van afspraken en voortgang cruciaal is: het zorgt ervoor dat de verwachtingen aan beide kanten helder zijn en dat je de progressie kunt volgen.
Wanneer je dit goed uitlegt, zal de medewerker begrijpen dat jouw intentie is om hen te helpen en dat je goede bedoelingen hebt. Het vastleggen van informatie creëert transparantie en biedt een referentiepunt voor zowel jou als de medewerker, waardoor het verbetertraject effectiever en constructiever kan verlopen.
Hoe zorg ik er voor dat een verbetertraject écht werkt?
Om ervoor te zorgen dat een verbetertraject écht werkt, is communicatie de sleutel. Als werkgever moet je oprecht de intentie hebben om het functioneren van je medewerker te verbeteren en hen daadwerkelijk te ondersteunen in dat proces. Dit betekent dat je duidelijke en haalbare doelen moet stellen en regelmatig moet checken hoe het gaat.
Door open en eerlijk te communiceren over de verwachtingen en de voortgang, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat het doel—het verbeteren van het functioneren—helder is voor zowel jou als de medewerker.
Wat moet ik doen als ik merk dat m’n medewerker helemaal niet wil meewerken aan zo’n verbetertraject
Als je merkt dat een medewerker helemaal niet wil meewerken aan een verbetertraject, is het belangrijk om de reden achter hun weerstand te achterhalen. Begin met een open gesprek waarin je uitlegt waarom meewerken belangrijk is, en hoe het verbeteren van hun functioneren zowel henzelf als de organisatie ten goede komt.
Als de medewerker blijft weigeren om deel te nemen, is het belangrijk om de gevolgen duidelijk uiteen te zetten. Leg uit dat deze weigering kan betekenen dat ze niet in staat zullen zijn om hun huidige functie goed uit te voeren. Leg dit schriftelijk vast, zodat alles transparant is. Geef de medewerker ook bedenktijd om over de situatie na te denken.
Als de weigering aanhoudt, kan dit een reden zijn om het gesprek aan te gaan over de toekomst van de medewerker binnen de organisatie. Het is essentieel om dit proces zorgvuldig en professioneel te benaderen, zodat er duidelijkheid is voor zowel jou als de medewerker.
Heb je een voorbeeld van een document dat wordt gebruikt bij het opstarten van een verbetertraject?
Ja, zeker! We hebben een voorbeeld van een document voor een verbetertraject beschikbaar. Je vindt het document hier.
Gerelateerde vragen over arbeidsrechtelijke risico's:
Hoelang mag je loon opschorten van een zieke werknemer?
De loonsanctie van loonopschorting kan worden opgelegd zolang iemand niet meewerkt aan zijn verplichtingen. Als de medewerker weer meewerkt, moet het loon weer betaald worden. Ook moet het loon dat gedurende de opschorting niet is betaald, alsnog betaald worden.
Mag je ook zeggen dat er een bij de volgende keer een kwartier wordt ingehouden? (oproepkracht)
Als een medewerker te laat op het werk verschijnt, kan niet zomaar minder loon worden betaald. Dat is juridisch niet de juiste weg. De werkgever zal moeten optreden aan de hand van – bijvoorbeeld – het stappenplan. Let op, dit stappenplan is een globaal plan. De omstandigheden van het geval kunnen maken dat andere stappen passender zijn.
- Mondelinge waarschuwing, wellicht via de mail de regels nogmaals bevestigen;
- Officiële schriftelijke waarschuwing, waarbij de regels bevestigd worden én aangezegd wordt dat een volgende keer een schorsing zonder loon volgt. Op die manier is de medewerker gewaarschuwd;
- Schorsing zonder loon én aanzeggen dat een volgende keer ontslag op staande voet volgt;
- Volgende keer dus ontslag op staande voet.
Heb je ook een voorbeeld van een huishoudelijk reglement?
Helaas is er geen standaard huishoudelijk reglement die iedere werkgever kan toepassen. Het huishoudelijk regelement is een voor ieder bedrijf anders omdat deze wordt geschreven op basis van wat het bedrijf belangrijk vindt. Wel hebben we voorbeeld reglement ter inspiratie. Deze vind je hier. Hierbij is het aan de klant om te bepalen of deze regels bij de bedrijfsvoering passen. Uiteraard kunnen wij helpen bij het opstellen van een huishoudelijk reglement.
Dient het omkleden (van privékleding naar werkkleding en vice versa) op locatie te gebeuren tijdens werktijd?
Van een medewerker mag verwacht worden dat hij op tijd op de werkvloer is, in bedrijfskleding. Omkleden duurt niet zo lang, dus dat is eigen tijd. Een andere oplossing zou zijn dat de medewerkers de werkkleding me naar huis nemen en in werkkleding op het werk verschijnen.
Gezien het arrest van het Gerechtshof zou het overigens wel kunnen dat hier in de toekomst verandering in komt.
Als iemand zich niet aan de bedrijfsinstructies houdt, wordt hij geschorst zonder behoud van loon. Hoe lang duurt zo’n schorsing dan?
Volgens het stappenplan wordt er eerst een officiële waarschuwing gestuurd. In die officiële waarschuwing is opgenomen dat bij een volgend voorval, een schorsing zonder behoud van loon wordt opgelegd. In die brief is ook opgenomen hoe lang de schorsing zou duren.
Stel een medewerker is al twaalf weken ziek, de bedrijfsarts heeft geoordeeld dat hij kan starten met de re-integratie en de werknemer vertikt dat. Wat kan je als werkgever doen?
Deze situatie leent zich voor een loonstop. Eerst moet een medewerker gewaarschuwd worden dat het niet meewerken aan de re-integratie een stop van het loon oplevert en de kans krijgen alsnog mee te werken (zie voorbeeldbrief). Als dat meewerken uit blijft, dan wordt dus de aangezegde loonstop opgelegd (zie tweede voorbeeldbrief). Als de medewerker na het opleggen van de loonstop toch meewerkt, eindigt de loonstop en wordt het loon vanaf dat moment weer betaald.
Mag je als werkgever iemand vragen een kwartier eerder te beginnen, dat is toch op tijd?
Je mag verwachten dat iemand op tijd op zijn werkplek aanwezig is. Let op, je mag iemand niet verplichten heel veel eerder aanwezig te zijn en dan al (voorbereidende) werkzaamheden uit te voeren. Hierover is laatst nog een uitspraak geweest. Als een werkgever verwacht dat een medewerker eerder op het werk is, bijvoorbeeld voor een overdracht vanuit collega’s, wordt dit gezien als werktijd.
Wat doe je als iemand te laat komt?
Het is belangrijk om eerst te achterhalen waarom de medewerker te laat is. Stel de medewerker belt dat hij een lekke band heeft en dat hij moet uitzoeken hoe laat de bus rijdt om alsnog naar het werk te komen, dan is dit geen reden voor een waarschuwing. Het is juist heel fijn dat de medewerker dit laat weten en zoekt naar een oplossing. Dit kan natuurlijk niet 3x in die week gebeuren. Heeft iemand geen geldige reden voor het te laat komen, kan het volgende stappenplan gevolgd worden. Let erop dat dit stappenplan niet in beton gegoten is, er moet ook altijd gekeken worden naar de omstandigheden van het geval.
- Mondelinge waarschuwing, wellicht via de mail de regels nogmaals bevestigen;
- Officiële schriftelijke waarschuwing, waarbij de regels bevestigd worden én aangezegd wordt dat een volgende keer een schorsing zonder loon volgt. Op die manier is de medewerker gewaarschuwd;
- Schorsing zonder loon én aanzeggen dat een volgende keer ontslag op staande voet volgt;
- Volgende keer dus ontslag op staande voet.
Hoe kan ik medewerkers bereiken met een waarschuwing?
Het gaat erom dat je als werkgever kan aantonen dat het bericht de medewerker bereikt heeft. Dit kan per mail of per brief, als maar aan te tonen is dat de medewerker het bericht dus heeft ontvangen. Per mail is heel gebruikelijk, zeker als de medewerker op dat privé mailadres ook bijvoorbeeld loonstroken of andere meldingen vanuit de werkgever ontvangt.
