Algemeen payroll
Wat is het verschil tussen payroll en salarisadministratie?
Zodra je medewerkers in dienst hebt, krijg je te maken met de salarisadministratie. Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers op de juiste manier worden uitbetaald, is een goede salarisadministratie van belang. De bijbehorende taken kun je zelf uitvoeren, maar je kunt dit ook uitbesteden aan een payrollorganisatie. Om hierin een goede keuze te maken leggen we je graag uit waar je aan moet denken bij de salarisadministratie en wat de verschillen zijn met het uitbesteden en het zelf doen.
Wat is salarisadministratie?
Salarisadministratie omvat alle administratieve taken die te maken hebben met de betalingen aan medewerkers. Denk hierbij aan het bijhouden van gewerkte uren, berekenen van salarissen, inhouden van belastingen en sociale premies, uitgeven van loonstroken en het bijhouden van vakantiedagen en ziektedagen.
Is salarisadministratie hetzelfde als loonadministratie?
Een andere term voor salarisadministratie is loonadministratie. Beide begrippen komen op hetzelfde neer.
Hoe lang moet je salarisadministratie bewaren?
De bewaartermijn voor de salarisadministratie is zeven jaar. Zelfs als je stopt met je onderneming of als iemand uit dienst gaat is het verplicht om deze gegevens zeven jaar te bewaren.
Salarisadministratie uitbesteden via payroll
Wanneer je zelf de salarisadministratie uitvoert, draag je als ondernemer de verantwoordelijkheid voor de uitbetaling van salarissen en alle administratieve taken die daarbij komen kijken. Deze taken kunnen echter behoorlijk tijdrovend zijn. Om tijd te besparen kun je ervoor kiezen de salarisadministratie uit te besteden aan een externe dienstverlener, zoals een payrollorganisatie. Zij worden dan juridisch werkgever van jouw medewerkers en nemen de administratieve taken van je uit handen.
Wat zijn de voordelen van payrolling?
Het uitbesteden van je salarisadministratie bespaart tijd doordat je je niet hoeft te verdiepen in de veranderende wet- en regelgeving. Ook biedt het de mogelijkheid om medewerkers met hun vragen door te verwijzen naar de payrollorganisatie. Zij hebben alle experts in huis en kunnen voor vragen altijd terecht bij één vast contactpersoon.
Een ander voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. De payrollorganisatie wordt verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie, waardoor je minder risico loopt op fouten of boetes van de Belastingdienst.
De verschillen op een rijtje:
| Salarisadministratie | Payroll | |
| Loonlijst | Jouw medewerkers zijn bij jou in dienst en staan bij jouw organisatie op de loonlijst. | De payrollorganisatie is juridisch werkgever en jouw medewerkers staan op de loonlijst van de payroller. |
| Salaris | Jij beheert de salarisadministratie en betaalt zelf jouw medewerkers uit. | De salarisadministratie wordt door de payroll organisatie overgenomen. Jij accordeert alleen de gewerkte uren. |
| Wet- en regelgeving | Jij bent verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van wet- en regelgeving en deze correct doorvoeren. | De payrollorganisatie is verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving. |
| HR-kennispartner | Wanneer je meerdere medewerkers in dienst hebt, neemt de salarisadministratie veel tijd in beslag. Hiervoor moet je soms extra personeel aannemen om dit goed uit te laten voeren. | Je hoeft geen aparte HR afdeling op te richten. De payrollorganisatie heeft een heel team van experts beschikbaar voor alle vragen. |
| Risico | Je loopt risico om fouten te maken en draagt de lasten en verplichtingen. | Je loopt geen risico om fouten te maken. De payrollorganisatie draagt de lasten en verplichtingen. |
| Kosten | Je bespaart geld op de kosten van het uitbesteden aan een externe organisatie, maar je moet wel investeren in software, training en tijd om het zelf te doen. | Het kan duurder zijn dan het zelf doen, maar je bespaart tijd en hebt toegang tot expertise zonder zelf te hoeven investeren in software of training. |
Het maken van de keuze tussen zelf doen en uitbesteden hangt af van de behoeften en omstandigheden van jouw organisatie. Het kan nuttig zijn om de kosten, voordelen en risico's van beide opties zorgvuldig af te wegen voordat je een beslissing neemt.
Meer weten?
Ben jij benieuwd wat de kosten zijn om de salarisadministratie uit te besteden? Vul dan, geheel vrijblijvend, het contactformulier in samen met jouw vraag. Wij zorgen dat de collega die jou het beste antwoord kan geven, contact opneemt. We helpen je graag!
Wil je je eerst verdiepen in hoe payrollkosten zijn opgebouwd? Je leest er hier alles over:
